Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Bidang Pendidikan

Dalam kehidupan suatu negara, pendidikan memegang peranan yang amat penting untuk menjamin kelangsungan hidup negara dan bangsa, karena pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia. Penerapan teknologi informasi untuk menunjang proses pendidikan telah menjadi kebutuhan bagi lembaga pendidikan di Indonesia. Pemanfaatan teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas manajemen pendidikan. Keberhasilan dalam peningkatan efisiensi dan produktivitas bagi manajemen pendidikan akan ikut menentukan kelangsungan hidup lembaga pendidikan itu sendiri. Dengan kata lain menunda penerapan teknologi informasi dalam lembaga pendidikan berarti menunda kelancaran pendidikan dalam menghadapi persaingan global.

Teknologi informasi merupakan suatu proses perkembangan teknik, metode dan media komunikasi untuk bertukar informasi antar manusia. Pemanfaatan teknologi informasi diperuntukkan bagi peningkatan kinerja lembaga pendidikan dalam upayanya meningkatkan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Hal ini membantu guru dan pengajar lainnya agar tidak lagi disibukkan oleh pekerjaan-pekerjaan operasional, yang sesungguhnya dapat digantikan oleh komputer. Dengan demikian, teknologi informasi dan komunikasi tersebut dapat memberikan keuntungan dalam efisien waktu dan tenaga. Selain itu melalui teknologi ini informasi dapat lebih cepat terdokumentasikan dan mempunyai jangkauan sebar yang lebih luas dibandingkan dengan media gambar. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang sedang banyak digunakan saat ini adalah internet. Melalui internet akses informasi menjadi sangat luas. Setiap orang dapat memperoleh informasi dan data secara cepat dan tepat serta murah. Cakupan sumberpun menjadi sangat luas. Proses komunikasi melalui teknologi informasi/internet ini dapat dilakukan secara interaktif karena dengan adanya internet tersebut diskusi dapat dilakukan hanya dengan mengirim email, teleconference ataupun melalui messenger. Dalam bidang pendidikan ini pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi ini sangat berkaitan dengan penggunaan hardware dan software. Contoh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang berkaitan dengan penggunaan hardware dan software dalam bidang pendidikan adalah sebagai berikut:

1. Presentasi.
Dengan adanya presentasi dengan membuat slide dengan Microsoft Power Point, siswa menjadi lebih mudah mengerti materi yang diajarkan. Slide presentasi yang baik adalah yang menggunakan contoh gambar ataupun animasi untuk membantu proses pemahaman siswa, selain itu jumlah tulisan yang dimasukkan juga tidak terlalu banyak dan tidak terlalu kecil.

2. Virtual Experiment
Virtual Experiment adalah salah satu contoh bentuk percobaan yang biasanya dilakukan di laboratorium tetapi diubah ke dalam bentuk animasi atau aplikasi dalam komputer. Dengan adanya virtual experiment ini dapat membantu siswa memahami materi tanpa harus membeli peralatan laboratorium tersebut, yang berarti bahwa pemanfaatan teknologi ini dapat membantu siswa untuk menghemat.

3. Kelas Virtual (e-learning)
Contoh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan yang sedang berkembang saat ini adalah pemakaian kelas virtual atau e-learning. e-Learning berarti pembelajaran dengan menggunakan jasa bantuan perangkat elektronika, khususnya perangkat komputer. Karena itu e-learning sering disebut juga dengan on-line course. Dalam berbagai literature e-learning tidak dapat dilepaskan dari jaringan Internet, karena media ini yang dijadikan sarana untuk penyajian ide dan gagasan pembelajaran. Keuntungan yang diperoleh dalam penggunaan e-learning adalah bahwa e-learning menyediakan berbagai fasilitas agar siswa dapat dengan mudah mengerti materi yang diajarkan. E-learning ini menggunakan sistem moodle. Pada e-learning ini terdapat modul yang dapat membantu siswa belajar baik modul yang bersifat interaktif maupun yang tidak interaktif seperti dokumen berbentuk .pdf atau .doc. Selain itu pada e-learning ini pengajar bisa memantau murid-muridnya secara online misal dengan mengadakan quiz online, dan dengan cepat dapat memberikan feedback kepada siswa mengenai hasil yang mereka peroleh. Pada kelas virtual ini juga terdapat forum yang dapat membantu siswa untuk berdiskusi dan bertukar informasi baik dengan pengajar maupun dengan sesama siswa untuk lebih memahami materi yang diajarkan. Namun dalam perkembangannya masih dijumpai kendala dan hambatan untuk mengaplikasikan sistem e-learning ini, antara lain : masih kurangnya kemampuan menggunakan Internet sebagai sumber pembelajaran, biaya yang diperlukan masih relatif mahal untuk tahap-tahap awal, belum memadainya perhatian dari berbagai pihak terhadap pembelajaran melalui internet dan belum memadainya infrastruktur pendukung untuk daerah-daerah tertentu.

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet selain membawa keuntungan ternyata juga dapat membawa masalah lain selain kurangnya pemahaman dalam penggunaan Internet yaitu penyebaran informasi yang tidak mungkin terkendalikan yang telah membuka akses terhadap informasi yang tidak bermanfaat dan merusak moral. Jadi sudah seharusnya penggunaan teknologi informasi dan komunikasi ini digunakan secara bijak untuk perkembangan pendidikan sumber daya manusia Indonesia.

Rencana Implementasi

Rencana Implementasi
Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek)

Team Implementasi :
a. Profesional sistem yang merancang system
b. Para manajer dan beberapa staff
c. Perwakilan Vendor
d. Pemakai Primer
e. Pengcode
f. Teknisi

Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :
a. Persiapan tempat
b. Pelatihan personil
c. Persiapan/pembuatan dokumentasi
d. Konversi file & system
e. Peninjauan Pasca Implementasi

Implementasi sistem ini berkaitan erat dengan sistem yang saya ambil pada posting sebelumnnya, yaitu implementasi sistem suatu poliklinik. Namun pada posting ini saya khusus membahas tentang Persiapan Tempat dan Pelatihan Personel saja. ‘Poliklinik Sehat’ sedang mengadakan pelatihan khusus untuk menginput data para pasien yang bertujuan untuk memudahkan kerja para pegawainya dalam penginputan data para pasien dan juga agar tidak terjadi antrean yang panjang dalam poliklinik. Poliklinik berniat memaksimalkan peran komputer (komputerisasi) dalam segala hal agar para pegawai poliklinik sehat tidak perlu mencatat secara manual data para pasiennya.
Dapat kita jelaskan implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). Hal-hal pokok yang harus disediakan sebelum implementasi adalah :

A. Persiapan Tempat
1. Perencanaan Fisik:
tata letak (layout) dipersiapkan untuk menunjang perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan adalah ruangan yang mampu untuk melancarkan sistem komputerisasi para admin dan user di dalam poliklinik. Poliklinik hanya membutuhkan sekitar 1 atau 2 server komputer yang akan dipakai oleh admin, ditempatkan sedekat mungkin dengan ruang pendaftaran (dekat pintu masuk), agar dapat memudahkan para pasien dalam hal pendaftaran.
2. Fasilitas
Fasilitas yang diperlukan dalam untuk menunjang sistem ini adalah
• komputer server, digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data para pasien
• Printer, digunakan untuk mencetak kartu para pasien
• AC, selain berfungsi untuk menyamankan para pasien, AC juga digunakan untuk mendinginkan computer server agar tidak cepat panas
• meja pendaftaran, digunakan untuk mendaftar
• rak penyimpanan berkas para pasien, digunakan untuk menyimpan arsip para pasien
• telepon, digunakan untuk menerima pendaftaran via telepon.

Untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.

B. Pelatihan Personel
Pelatihan personel ini dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Tiga kelompok yang diberi pelatihan antara lain:

a. Personel teknis
Yang dimaksud dengan personel teknis disini adalah, orang – orang yang berkewajiban menjalankan sistem, mengoperasikan dan memelihara sistem yang baru. Mereka dianggap perlu menjalani pelatihan ini agar mereka dapat mengoperasikan, memelihara dan menjalankan sistem yang baru. Supaya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini dapat berjana dengan baik dan aman. Bila ada kerusakan dalam sistem dapat langsung diperbaiki sehingga tidak mengganggu berjalannya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini.

b. Pegawai
pegawai adalah orang yang berinteraksi langsung dengan sistem yaitu administrator

Program Pelatihan
Pelatihan bisa secara tutorial atau kelas meliputi :
1. Pelatihan in-house (sewa kelola / di tempat).
2. Pelatihan yang disediakan vendor.
3. Pelatihan dari jasa luar.
Poliklinik sehat menggunakan tipe pelatihan in-house pada sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data. Karena pihak poliklinik tidak mendatangkan

a. “Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar”
b. “Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru”

Yang perlu diberi pelatihan :
a. Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb.
b. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
c. Manajer Umum
d. (Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :

Cakupan pelatihan :
• Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.

Program Pelatihan :
• Pelatihan In house
• Pelatihan yang disediakan oleh vendor
• Jasa pelatihan luar

Teknik dan Alat bantu pelatihan :
• Teleconferencing
• Perangkat lunak pelatihan interaktif
• Pelatihan dengan instruktur
• Pelatihan magang
• Manual prosedur
• Buku teks

Perangkat lunak pelatihan interaktif :
• CBT (Computer-Based Training)
• ABT (Audio-Based Training)
• VBT (Video-Based Training)
• VOD (Video-Optical Disk)

Cara merawat laptop yang baik

Disini saya memberikan tips cara merawat laptop dengan baik dan cara2 mencegah yang bisa merusak dan mengnonaktifkan program dan aplikasi lainnya.

Semoga berguna bagi pembaca aminnn……!!!!!

1. Jangan sembarangan mendownload software gratis dari internet. Hindarilah kunjungan ke websites yg tdk baik (krn biasa mereka tdk baik/mengirim berbagai cookies, atau spy software (kadang2 juga virus). Terlebih lagi misalnya software yang seolah-olah sebagai suatu antivirus. Gunakan software-software yang telah Anda dapatkan dari paket laptop yang Anda beli. Risiko virus bisa merusak ke dalam laptop Anda jika Anda sembarangan menggunakan software dari internet. Jika Anda tetap ingin menggunakan software hasil download, maka pastikan sudah anda scan software tersebut dengan antivirus yang Anda miliki dan meng-updatenya secara regular (saran : setiap hari atau setiap beberapa hari). Juga pastikan anda mempunyai copy dari CD aplikasi yg penting dari lap-top anda, simpanlah baik2 / dan ingat tempatnya. Gunakanlah user dgn limited access, anti virus ON dan firewall ON bila berkunjung ke berbagai websites

2. Jangan letakkan laptop di lantai.

Ketika laptop Anda di lantai, maka risiko laptop terinjak kaki orang, anak Anda, atau binatang peliharaan akan sangat besar. Anak kecil akan mengira laptop Anda mainan dan binatang peliharaan Anda bisa saja merusak bagian-bagian tertentu dari laptop. Selain itu laptop yang diletakkan di lantai akan cepat kotor oleh debu.

3. Tancapkan ke stabilizer listrik laptop Anda.

Jika Anda sedang bekerja di laptop dengan menggunakan listrik (tanpa baterai), maka sebaiknya gunakan stabilizer yang bisa mencegah terjadinya tegangan listrik yang tidak stabil ke laptop Anda (rata2 lap-top skrg operating voltagenya sdh 100-240Volt), tapi pastikan saja, kalau ya, maka tdk perlu stabilizer.

4. Jangan letakkan benda apapun di antara keyboard dan layar laptop.

Seringkali penulis jumpai seseorang yang menggunakan laptop, kemudian meletakkan kertas-kertas di atas keyboard laptop, kemudian menutup laptopnya. Hal ini sangat berbahaya, karena risiko layar tergores/retak/pecah menjadi besar. Tentunya Anda tidak ingin mengganti layar laptop gara-gara tergores bukan?

5. Jangan letakkan laptop Anda pada permukaan yang terlalu empuk.

Misalnya laptop Anda letakkan pada sofa yang sangat empuk, sehingga laptop menjadi terlihat agak tenggelam di dalam sofa. Ini adalah sangat berbahaya, karena dapat menghambat keluarnya panas dari dalam laptop dan menjadikan laptop Anda kepanasan.

6. Berhati-hatilah ketika membawa laptop Anda di dalam tas.

Jangan gunakan sembarang tas untuk membawa laptop Anda. Gunakan tas yang memang digunakan untuk laptop sehingga benda-benda lainnya tidak akan menggores bagian-bagian tertentu pada laptop.

7. Jangan pernah minum atau makan atau meletakkan minuman yang
mengandung cairan di sekitar laptop.

Ini sangatlah berbahaya, karena laptop sangat peka terhadap cairan yang mengenai laptop, misalnya saja cairan yang masuk ke dalam keyboard.

8. Jangan pernah berusaha untuk membongkar laptop Anda sendiri (bila anda tdk punya keahlian yg teruji). Ini merupakan tindakan yang sangat tidak bijaksana. Laptop bukanlah seperti radio atau tape recorder biasa. Banyak bagian-bagian yang sangat kecil yang dari pabriknya saja sudah dirakit dengan menggunakan presisi robot. Jika Anda ceroboh, maka laptop Anda bisa rusak parah. Bawalah selalu laptop yang rusak ke dealer atau service center dari laptop Anda.

9. Khususnya untuk kaum Pria,jangan pernah menaruh laptop pada pangkuan anda, survey di swiss terhadap responden pria, mendapatkan bahwa, panas yang keluar dari laptop dapat merusak system reproduksi pria. Jadi hati – hati

10. Laptop anda adalah aset.. terutama datanya. Jadi lakukanlah back-up. Contoh : bisa memakai Symantec/Norton Ghost 9, sangat mudah.. install, lalu masukkan DVD RW, jalankan back-up... utk Hard disk dgn isi besar hanya perlu beberapa DVD (apalagi yg dual layer 8.5 GB per keping sayang yg ini masih maaahaal sekitar : Rp40ribu per keeping, per Juli 2006). Utk mendptkan sistem dan datanya ..sangat mudah masukkan CD Norton tsb (dia punya OS sendiri), atur dari BIOS (atau program Config) utk boot up dari CD. Ketika hard disk bermasalah tinggal beli hard disk baru (kalau perlu), boot-up dgn CD Norton tadi lalu pilih restore .. beres. Laptop saya yg adalah pinjaman kantor (jadi hrs lebih hati2) ..isinya dgn data dan banyak aplikasi yg kalau perlu di-install ulang perlu ber jam2, dpt di back-up (atau di-restore) dlm sekitar 25 menit (isi sekitar 14 GB... hanya 3 DVD RW (skrg yg Verbatim, atau Fortis cuma Rp 90ribu utk 10 buah; kecepatan 4x). Setelah Main back-up anda cuma perlu incremental back-up (atau simpan data di flash drive atau CD-RW anda)..

11. Ketika sedang re-charge sebaiknya lap-top dlm keadaan mati utk memperpanjang umur batere. Selain itu, bila tdk dipakai matikanlah wi-fi connection(utk LAN, blue-tooth dsbnya) selain utk keamanan dpt menghemat listrik/daya yg ada di batere.

12. Bila anda memakai ransel pastikan zip/resluitingnya tertutup di tengah atas dan dikaitkan ke handlenya/pakai pengait, sehingga mencegah : zip ransel terbuka lalu lap-top akan meluncur keluar bila kita turunkan dari pundak

13. Matikanlah auto play pada USB drive, memory card lain (dan CD bila perlu), skrg ini virus2 sejenis Brontok dpt langsung pindah bila auto-play drive aktif (bisa pakai s'ware spt TweakUiPowertoySetup.. utk win XP, gratis)

14. Masukkanlah password ke BIOS agar bila ada yg mencuri akan sulit utk memakai/menjual lap-top tsb. (bila pencuri minta ke dealer dealer akan memeriksa kepemilikan lap-top tsb sebelum membuka passwordnya). Utk ini ada baiknya, lap-top dimatikan dan tdk di-hibernate ketika akan ada perjalanan (krn bila di-hibernate di user admin, maka pencuri dng mudah membuat users lain dan menjual lap-top anda ke penadah)

YacH begitulah cara – cara yang saya ketahui dalam hal merawat laptop dan mencegah segalah hal yang bisa membahayakan laptop anda.!!!!!

Siklus hidup sistem

SIKLUS HIDUP SISTEM :

Proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.

Tahap – tahap Siklus Hidup :

1. Perencanaan.

2. Analisis.

3. Perancangan.

4. Penerapan / Implementasi.

5. Penggunaan.

Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :

1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Tujuan dan kendala sistem
4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
5. Proyek penelitian sistem yang disarankan
Tugas yang harus dilaksanakan
Kebutuhan sumber daya manusia
Jadual kerja
Perkiraan biaya
6. Dampak yang diharapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
6.2. Dampak pada operasi perusahaan
6.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
7. Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
8. Ikhtisar

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

A. Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.

B. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.

Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai :
• semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
• Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

C. Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

EKSEKUTIF ; menetapkan kebijakan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer.

KOMITE PENGARAH SIM ; mengelola siklus hidup pengembangan sistem dalam perusahaan.

Fungsi Komite Pengarah SIM :

1. Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
2. Menjadi Pengendali Keuangan; berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan penggunaan komputer.
3. Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.

Ada 2 keuntungan Komite Pengarah :

1. semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
2. semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

Ketika tiap siklus hidup melalui tahap pengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.

Keuntungan dari melaksanakan proyek CBIS :

1. Menentukan lingkup proyek.

2. Mengenali berbagai area permasalahan.

3. Mengatur urutan tugas.

4. Memberikan dasar untuk pengendalian.

Langkah – langkah dalam Tahap Perencanaan :

Keuntungan :
1. Menentukan lingkup sistem
2. Mengenali berbagai area permasalahan sistem
3. Mengatur urutan tugas
4. Memberikan dasar pengendalian

TAHAP PERENCANAAN Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :

1. Menentukan lingkup dari proyek Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
2. Mengenali berbagai area permasalahan potensial Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
3. Mengatur urutan tugas Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
4. Memberikan dasar untuk pengendalian Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

Langkah-langkahnya

1. Menyadari masalah Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
2. Mendefinisikan masalah Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.
3. Menentukan tujuan sistem Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
4. Mengidentifikasi kendala sistem Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
5. Membuat studi kelayakan Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu : 1. Teknis (tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan) 2. Pengembalian ekonomis (dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya) 3. Pengembalian non ekonomis; (dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang) 4.Hukum dan etika;(akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika) 5.Operasional; (apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya) 6.Jadwal; (mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan).
6. Menyiapkan usulan penelitian sistem Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.
7. Menyetujui atau menolak proyek penelitian Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu : a.Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
   b.Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ? Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

LANGKAH-LANGKAH DALAM TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :

1. Mengumumkan Penelitian Sistem Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
   a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
   b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. Mengorganisasikan Tim Proyek Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan : • Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
   • Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
   • Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
   • Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
   Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan, • Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
   • Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
   • Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
5. Menyiapkan Usulan Rancangan Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

LANGKAH-LANGKAH TAHAP RANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data dictionary), flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.

2. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.

3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.

4. Mimilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS.

5. Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.

6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.

Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.4. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :

LANGKAH -LANGKAH TAHAP PENERAPAN
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :

1. Merencanakan penerapan;
Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

2. Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras;
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP), yang berisi antara lain :

• Surat yang ditransmisikan
• Tujuan dan kendala sistem
• Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan, dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.
• Jadual pemasangan

Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

4. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.

5. Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database management sistem – DBMS).

6. Menyiapkan fasilitas fisik;
Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

7. Mendidik peserta dan pemakai;
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8. Menyiapkan usulan cutover;
Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)

9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;
Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.

10. Masuk ke sistem baru.
Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :

1. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
2. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
3. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
4. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.

LANGKAH-LANGKAH TAHAP PENGGUNAAN
Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem

4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.