Rencana Implementasi
Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek)
Team Implementasi :
a. Profesional sistem yang merancang system
b. Para manajer dan beberapa staff
c. Perwakilan Vendor
d. Pemakai Primer
e. Pengcode
f. Teknisi
Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :
a. Persiapan tempat
b. Pelatihan personil
c. Persiapan/pembuatan dokumentasi
d. Konversi file & system
e. Peninjauan Pasca Implementasi
Implementasi sistem ini berkaitan erat dengan sistem yang saya ambil pada posting sebelumnnya, yaitu implementasi sistem suatu poliklinik. Namun pada posting ini saya khusus membahas tentang Persiapan Tempat dan Pelatihan Personel saja. ‘Poliklinik Sehat’ sedang mengadakan pelatihan khusus untuk menginput data para pasien yang bertujuan untuk memudahkan kerja para pegawainya dalam penginputan data para pasien dan juga agar tidak terjadi antrean yang panjang dalam poliklinik. Poliklinik berniat memaksimalkan peran komputer (komputerisasi) dalam segala hal agar para pegawai poliklinik sehat tidak perlu mencatat secara manual data para pasiennya.
Dapat kita jelaskan implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). Hal-hal pokok yang harus disediakan sebelum implementasi adalah :
A. Persiapan Tempat
1. Perencanaan Fisik:
tata letak (layout) dipersiapkan untuk menunjang perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan adalah ruangan yang mampu untuk melancarkan sistem komputerisasi para admin dan user di dalam poliklinik. Poliklinik hanya membutuhkan sekitar 1 atau 2 server komputer yang akan dipakai oleh admin, ditempatkan sedekat mungkin dengan ruang pendaftaran (dekat pintu masuk), agar dapat memudahkan para pasien dalam hal pendaftaran.
2. Fasilitas
Fasilitas yang diperlukan dalam untuk menunjang sistem ini adalah
• komputer server, digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data para pasien
• Printer, digunakan untuk mencetak kartu para pasien
• AC, selain berfungsi untuk menyamankan para pasien, AC juga digunakan untuk mendinginkan computer server agar tidak cepat panas
• meja pendaftaran, digunakan untuk mendaftar
• rak penyimpanan berkas para pasien, digunakan untuk menyimpan arsip para pasien
• telepon, digunakan untuk menerima pendaftaran via telepon.
Untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
B. Pelatihan Personel
Pelatihan personel ini dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Tiga kelompok yang diberi pelatihan antara lain:
a. Personel teknis
Yang dimaksud dengan personel teknis disini adalah, orang – orang yang berkewajiban menjalankan sistem, mengoperasikan dan memelihara sistem yang baru. Mereka dianggap perlu menjalani pelatihan ini agar mereka dapat mengoperasikan, memelihara dan menjalankan sistem yang baru. Supaya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini dapat berjana dengan baik dan aman. Bila ada kerusakan dalam sistem dapat langsung diperbaiki sehingga tidak mengganggu berjalannya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini.
b. Pegawai
pegawai adalah orang yang berinteraksi langsung dengan sistem yaitu administrator
Program Pelatihan
Pelatihan bisa secara tutorial atau kelas meliputi :
1. Pelatihan in-house (sewa kelola / di tempat).
2. Pelatihan yang disediakan vendor.
3. Pelatihan dari jasa luar.
Poliklinik sehat menggunakan tipe pelatihan in-house pada sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data. Karena pihak poliklinik tidak mendatangkan
a. “Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar”
b. “Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru”
Yang perlu diberi pelatihan :
a. Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb.
b. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
c. Manajer Umum
d. (Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :
Cakupan pelatihan :
• Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.
Program Pelatihan :
• Pelatihan In house
• Pelatihan yang disediakan oleh vendor
• Jasa pelatihan luar
Teknik dan Alat bantu pelatihan :
• Teleconferencing
• Perangkat lunak pelatihan interaktif
• Pelatihan dengan instruktur
• Pelatihan magang
• Manual prosedur
• Buku teks
Perangkat lunak pelatihan interaktif :
• CBT (Computer-Based Training)
• ABT (Audio-Based Training)
• VBT (Video-Based Training)
• VOD (Video-Optical Disk)
