Definisi dan karakteristik Sistem

Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan :
- Apa (What) yang harus dikerjakan
- Siapa (Who) yang mengerjakannya,
- Kapan (When) dikerjakan
- Bagaimana (How) mengerjakannya

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem ?
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa
sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu
sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan
mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang
lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem ?
Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu
sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga
merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga
merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem
terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,
kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari
bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut
bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah
yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem3
Pengertian Sistem dan Analis Sistem
subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.
Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT
merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,
Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

Karakteristik Sistem

Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat -sifat
dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.

Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem
dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari
ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan
sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.